English version

Taslak. Bu metin hukuki incelemededir ve genel kullanıma açılmadan önce değişecektir. Köşeli parantez [ ] içindeki bilgiler henüz tamamlanmamıştır.

Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Sürüm: 1.4-TASLAK · Tarih: 3 Ekim 2026

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") madde 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, WardOps platformunu ("Platform") kullanan kişileri, kişisel verilerinin nasıl işlendiği konusunda bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu ve Rollerin Ayrımı

1.1. Veri sorumlusu: [ŞİRKET UNVANI], [ADRES], MERSİS No: [MERSİS NO], e-posta: [KVKK E-POSTASI], KEP: [KEP ADRESİ] ("Şirket"). [VERBİS kayıt bilgisi: …]

1.2. Platformda iki farklı türde kişisel veri işlenir ve Şirketin rolü bunlara göre değişir:

• Hesap ve kullanım verileri: Platformu kullanan işletmelerin çalışanlarına (Yetkili Kullanıcılar) ait hesap, giriş, iletişim ve işlem kaydı verileri. Bu veriler bakımından Şirket veri sorumlusudur ve bu metin doğrudan bu verileri kapsar.
• Operasyon verileri: İşletmelerin Platforma yüklediği veya bağladığı e-posta hesapları aracılığıyla aktarılan; gönderici, alıcı, bildirim tarafı, nakliyeci, gümrük müşaviri gibi kişilere ait isim, unvan, adres, telefon, e-posta ve yazışma bilgileri. Bu veriler bakımından veri sorumlusu Platformu kullanan işletmedir; Şirket, işletmenin talimatıyla hareket eden veri işleyendir (Veri İşleme Sözleşmesi). Bu kişilerin aydınlatılması ilgili işletmenin yükümlülüğündedir; bu metnin 9. bölümü bu kişiler için genel bilgi sunar.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri (Yetkili Kullanıcılar)

Şirket, Yetkili Kullanıcılardan özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik, din, siyasi görüş vb.) talep etmez. İşletmelerin operasyon verileri arasında bu tür veriler bulunmamalıdır; bulunması halinde sorumluluk ilgili işletmededir.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler; kayıt ve giriş formları, Google veya Apple ile giriş sırasında kimlik sağlayıcının ilettiği bilgiler (ad, e-posta, değişmeyen kimlik), yöneticinin kullanıcı eklerken girdiği bilgiler, Platformun kullanımı sırasında otomatik olarak oluşan kayıtlar, destek ve iletişim kanalları aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

5.1. Yurt içi aktarım: Hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde barındırma ve altyapı sağlayıcılarına, muhasebe ve hukuk danışmanlarına, denetçilere, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine aktarılabilir.

5.2. Yurt dışına aktarım: Platformun bazı bileşenleri yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılar aracılığıyla çalışır. Bunlar, ilgili işlev kullanıldığı ölçüde şunlardır:

• Kimlik doğrulama: Google ile giriş (Google LLC, ABD), Apple ile giriş (Apple Inc., ABD).
• E-posta entegrasyonu: İşletmenin bağlamayı seçtiği Microsoft 365 / Outlook (Microsoft Corporation) veya Gmail (Google LLC) hesabı.
• Yapay zekâ ile belge okuma: İşletmenin tercihine bağlı olarak, metin ve yerel OCR ile okunamayan belgelerin gerekli kısmı yapay zekâ sağlayıcısına (Anthropic PBC, ABD) gönderilebilir. İşletme bu özelliği Yönetim ekranından kapatabilir.
• Barındırma: Veriler Türkiye'de bulunan sunucularda barındırılır ([BARINDIRMA SAĞLAYICISI]); şifreli yedeklerin saklandığı yer: [YEDEK DEPOLAMA SAĞLAYICISI VE ÜLKESİ].
• Evrak teslim: İşletmenin açtığı evrak teslim talebindeki ilgili kişi adı, adres ve telefonu anlaşmalı kurye firmasıyla paylaşılır.

Yurt dışına aktarımlar KVKK madde 9 ve ilgili ikincil düzenlemelere uygun olarak; yeterlilik kararı bulunmayan ülkeler bakımından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeler veya kanunda öngörülen diğer uygun güvenceler çerçevesinde yapılır. [Aktarım mekanizması hukuki inceleme sonrasında netleştirilecektir.]

5.3. Şirket, işletmelerin Platforma aktardığı müşteri, alıcı, gönderici ve diğer iş ilişkilerine ait verileri kendi ticari amacı için kullanmaz, bu kişilere tanıtım iletisi göndermez ve başka işletmelerle paylaşmaz. Şirket kişisel verileri satmaz, reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmaz, yapay zekâ modellerinin eğitilmesinde kullanmaz ve üçüncü taraf veya herkese açık yapay zekâ modellerinin eğitimi için hiçbir sağlayıcıyla paylaşmaz. Hizmetin okuma kurallarını düzeltmek ve geliştirmek için yapılan çalışmalar yalnızca Şirketin kendi altyapısında yürütülür; bu sırada veriler başka işletmelere gösterilmez ve dış yapay zekâ araçlarına verilmez.

6. Saklama Süreleri

Süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. [Saklama ve imha politikası ayrıca hazırlanacaktır.]

7. Veri Güvenliği

Şirket; firmalar arası veri ayrımı, rol bazlı yetkilendirme, parolaların geri döndürülemez özet değer olarak saklanması, e-posta entegrasyonu erişim bilgilerinin şifreli saklanması, yetki veya parola değişikliğinde oturumların sonlandırılması, işlem ve güvenlik kayıtlarının tutulması, erişimlerin en az yetki ilkesiyle sınırlandırılması ve düzenli yedekleme gibi teknik ve idari tedbirleri uygular. Ayrıntılar Veri İşleme Sözleşmesinin ekinde yer alır.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK md. 11)

Kişisel verileriniz hakkında; işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK madde 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı; kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte [ADRES] adresine yazılı olarak, [KEP ADRESİ] adresine kayıtlı elektronik posta ile veya Şirkette daha önce kayıtlı e-posta adresinizden [KVKK E-POSTASI] adresine iletebilirsiniz. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

Operasyon verileri (bölüm 1.2) bakımından başvurular, veri sorumlusu olan ilgili işletmeye yapılmalıdır; Şirkete ulaşan bu tür başvurular gecikmeksizin ilgili işletmeye iletilir.

9. Operasyon Verilerindeki Kişiler İçin Genel Bilgi

Platformu kullanan işletmeler; taşımacılık ve lojistik işlemlerinin yürütülmesi amacıyla gönderici, alıcı, bildirim tarafı, nakliyeci, gümrük müşaviri ve benzeri kişilere ait iletişim ve yazışma bilgilerini Platformda işleyebilir. Bu işlemenin amacı, hukuki sebebi ve süresi ilgili işletme tarafından belirlenir. Şirket bu verileri yalnızca işletmenin talimatı doğrultusunda, Hizmetin sunulması için işler ve kendi amaçları için kullanmaz.

10. Çerezler ve Tarayıcı Depolaması

Platform, reklam veya izleme çerezi kullanmaz. Oturumun sürdürülmesi ve kullanıcı tercihlerinin (ör. son açılan sekme) hatırlanması için tarayıcının yerel depolama alanı kullanılır. Google veya Apple ile giriş seçildiğinde, ilgili sağlayıcının giriş bileşeni kendi politikaları çerçevesinde çerez kullanabilir.

11. Değişiklikler

Bu metin güncellenebilir. Güncel sürüm Platformda ve https://wardops.co üzerinde yayımlanır; esaslı değişiklikler Platform içinde duyurulur.