Ek-3: İşlem Kayıtları, Kullanım Verileri ve Geri Bildirim Protokolü
Sürüm: 1.2-TASLAK · Tarih: 30 Eylül 2026
Bu Protokol, WardOps Hizmet Sözleşmesinin ayrılmaz ekidir. Platformun hangi kayıtları tuttuğunu, kullanıcı deneyimi ve geri bildirimlerin nasıl toplandığını, bu kayıtların hangi amaçla kullanıldığını, kimlerin erişebildiğini ve ne kadar saklandığını düzenler.
1. Amaç
1.1. Kayıtlar; (a) hangi işlemin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının ispatı, (b) güvenlik olaylarının tespiti ve incelenmesi, (c) olası uyuşmazlıklarda tarafların sorumluluğunun belirlenmesi, (d) Hizmetin hatalarının giderilmesi ve geliştirilmesi amacıyla tutulur.
1.2. Kayıtlar, Müşteriyi ve Hizmet Sağlayıcıyı birlikte korur: bir e-postanın otomatik mi yoksa hangi kullanıcı tarafından gönderildiği, bir belgenin kim tarafından üretildiği veya bir ayarın kim tarafından değiştirildiği bu kayıtlarla gösterilir.
2. Tutulan Kayıtlar
2.1. İşlem kaydı
Aşağıdaki işlemler; işlemi yapan kullanıcı, tarih ve saat, ilgili kayıt (dosya, kullanıcı, taslak vb.) ve özet bilgiyle kaydedilir:
- giriş, Google/Apple ile giriş ve başarısız giriş denemeleri;
- parola değişikliği ve parola sıfırlama;
- firma kaydı, kullanıcı ekleme, rol değişikliği, pasifleştirme;
- yanıt ve bildirimlerin gönderilmesi, elle gönderildi olarak işaretlenmesi, kapatılması ve gönderim hataları (alıcılar dahil);
- mail hesabı bağlama ve bağlantı kesme;
- uyarı eşikleri, tarifeler, firma bilgileri, logo ve belge şablonu değişiklikleri;
- belge üretimi ve belge alanlarının elle düzeltilmesi;
- belgenin yapay zekâ ile yeniden okutulması;
- müşteri kartı ve fiyat bilgisi değişiklikleri;
- ortak ana veride (liman) yapılan birleştirmeler;
- sözleşme ve politika kabulleri.
İşlem kaydına parola, erişim jetonu, anahtar veya benzeri gizli değerler yazılmaz.
2.2. Kabul kaydı
Sözleşme ve politika kabullerinde; kabul eden kullanıcı, firma, belge adı, sürümü, metnin özet değeri, tarih ve saat, IP adresi ve tarayıcı bilgisi saklanır.
2.3. Operasyon geçmişi
Dosyaların kendi geçmişi (ETA değişiklikleri ve kaynakları, olaylar, görevlerin açılıp kapanması, belgelerin okunması ve doğrulama sonuçları, gönderilen yanıtların içeriği) Müşteri Verisinin parçası olarak tutulur.
2.4. Yapay zekâ kullanım kaydı
Her yapay zekâ çağrısı için tarih, kullanılan model, gönderim biçimi (metin veya görüntü), girdi ve çıktı jeton (token) sayısı, başarı durumu ve ilgili belge kaydedilir. Bu kayıt belge içeriğini içermez; maliyet ve kullanım sınırlarının izlenmesi için tutulur.
2.5. Teknik kayıtlar
Sunucu ve uygulama hata kayıtları, performans ölçümleri ve güvenlik kayıtları; hataların giderilmesi ve saldırıların tespiti için tutulur. Bu kayıtlara Müşteri Verisinin içeriği mümkün olduğunca yazılmaz.
3. Kullanıcı Deneyimi ve Geri Bildirimlerin Toplanması
3.1. Hizmet Sağlayıcı, Hizmeti geliştirmek için aşağıdaki yollarla geri bildirim toplayabilir:
- Platform içi geri bildirim formları ve memnuniyet soruları;
- destek talepleri ve e-posta yazışmaları;
- Müşterinin katılmayı kabul ettiği görüşmeler, kullanılabilirlik testleri ve anketler;
- Platformun hangi özelliklerinin ne sıklıkla kullanıldığına ilişkin toplulaştırılmış istatistikler (ör. günlük işlenen e-posta sayısı, üretilen belge sayısı, uyarı türlerinin dağılımı).
3.2. Görüşmeler ve kullanılabilirlik testleri yalnızca katılımcının önceden bilgilendirilmesi ve onayıyla kayda alınır (ses, görüntü veya ekran kaydı). Katılımcı kaydın durdurulmasını her zaman isteyebilir.
3.3. Geri bildirimlerde yer alan kişisel veriler, geri bildirimin değerlendirilmesi tamamlandıktan sonra anonimleştirilir veya bölüm 5'teki sürelerde silinir.
3.4. Müşterinin adı, logosu veya geri bildirimi; referans, vaka çalışması veya pazarlama amacıyla yalnızca Müşterinin yazılı izniyle kullanılır.
3.5. Hizmet Sağlayıcı, ürün kullanımını ölçmek için üçüncü taraf reklam veya izleme araçları kullanmaz. Kullanım istatistikleri kişileri tanımlamayacak biçimde toplulaştırılarak kullanılır.
3.6. Geri bildirimler, kullanım istatistikleri ve Müşteri Verisi yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz ve üçüncü taraf veya herkese açık yapay zekâ modellerinin eğitimi için hiçbir sağlayıcıyla paylaşılmaz.
4. Erişim
| Kayıt | Müşteri erişimi | Hizmet Sağlayıcı erişimi |
|---|---|---|
| İşlem kaydı | Firma yöneticileri Platformda görür | Yalnızca destek, güvenlik incelemesi veya hukuki gereklilik halinde; erişim kayda alınır |
| Kabul kaydı | Firma yöneticileri talep ettiğinde | Kabulün ispatı ve uyuşmazlık halinde |
| Operasyon geçmişi | Yetkisi olan tüm kullanıcılar | Yalnızca Müşterinin talebiyle destek amacıyla |
| Yapay zekâ kullanım kaydı | Firma yöneticileri (özet) | Maliyet ve kapasite yönetimi |
| Teknik kayıtlar | — (talep halinde olayla ilgili özet) | Operasyon ve güvenlik ekibi |
Kayıtlar kullanıcılar tarafından değiştirilemez veya silinemez. Hizmet Sağlayıcı kayıtların bütünlüğünü korumak için gerekli teknik tedbirleri alır.
5. Saklama Süreleri
| Kayıt | Süre |
|---|---|
| İşlem kaydı | Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren [2] yıl |
| Kabul kaydı | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren [10] yıl |
| Güvenlik ve giriş kayıtları | [2] yıl |
| Yapay zekâ kullanım kaydı | [2] yıl |
| Teknik kayıtlar | [90] gün |
| Görüşme ve test kayıtları | Değerlendirme tamamlanana kadar, en fazla [1] yıl |
| Destek yazışmaları | [3] yıl |
Süresi dolan kayıtlar silinir veya anonim hale getirilir. Hukuki uyuşmazlık veya resmî inceleme halinde ilgili kayıtlar uyuşmazlık sonuçlanana kadar saklanabilir.
6. Kayıtların Delil Değeri
Taraflar, bu Protokol kapsamındaki kayıtların Hizmet Sözleşmesinin 25. maddesi çerçevesinde delil olarak kullanılabileceğini kabul eder. Müşteri, kayıtların doğruluğuna itiraz etme ve karşı delil sunma hakkına sahiptir.
7. Müşterinin Talepleri
Müşteri; kendi firmasına ait işlem ve kabul kayıtlarının bir kopyasını, olayla ilgili teknik kayıt özetlerini ve yapay zekâ kullanım dökümünü [DESTEK E-POSTASI] üzerinden talep edebilir. Talepler makul sürede ve makine tarafından okunabilir biçimde karşılanır.