Ek-1: Otomasyon ve Sorumluluk Paylaşımı Protokolü

Sürüm: 1.9-TASLAK · Tarih: 3 Ekim 2026

Bu Protokol, WardOps Hizmet Sözleşmesinin ayrılmaz ekidir. Platformun hangi işlemleri kendiliğinden yaptığını, hangi iletileri otomatik gönderdiğini, hangi işlemlerin bir Yetkili Kullanıcının eylemine bağlı olduğunu, her işlevde Müşterinin kontrol yükümlülüğünü ve olası olaylarda sorumluluğun nasıl paylaşıldığını ayrıntılı olarak düzenler. Bu Protokolde tanımlanmayan terimler Hizmet Sözleşmesindeki anlamı taşır.

1. Temel İlkeler

1.1. Otomatik gönderim tanımlı kapsamla sınırlıdır. Platform, Müşteri adına yalnızca bu Protokolün

3. maddesinde sayılan iletileri (durum sorusuna yanıt; müşterinin rutin dışı sorusuna yanıt; ETA değişikliği, gemi varışı ve yükün çekilebilir olması bildirimleri; müşterinin gümrükçüsüne gümrük evrak paketi; peşin çalışan müşteriye ödeme talebi; mailden açılan dosyada eksik bilgi talebi) bir Yetkili Kullanıcının onayını beklemeden, Müşterinin bağlı e-posta hesabından gönderir. Bu iletiler yalnızca dosyada kayıtlı bilgilerden kural tabanlı olarak oluşturulur; metin yapay zekâ ile yazılmaz. Bunların dışındaki her e-posta, mesaj veya belge gönderimi bir Yetkili Kullanıcının eylemiyle yapılır. Müşteri otomatik gönderimi firma ayarlarından kapatabilir; kapalıyken iletiler bekler ve Yetkili Kullanıcı tarafından gönderilir. Her gönderim; gönderen (Platform veya kullanıcı), tarih, saat, alıcılar ve içerikle birlikte işlem kaydına yazılır.

1.2. Platform var olan bilgiyi sessizce değiştirmez. Belgeden veya e-postadan okunan bir değer, dosyada daha önce girilmiş bir değerin üzerine yazılmaz; boş alanlar doldurulur, çelişkiler uyarı ve görev olarak gösterilir. Tahmini varış tarihi (ETA) gibi değişken bilgilerde kaynak önceliği uygulanır ve her değişiklik geçmişte tutulur.

1.3. Uyarı, kontrolün yerine geçmez. Uyarılar ve görevler kayıtlı veriye ve tanımlı kurallara dayanır. Bir uyarının olmaması risk bulunmadığı anlamına gelmez.

1.4. Belge ve iletişim Müşterinin beyanıdır. Platformda üretilen veya Platform üzerinden gönderilen belge ve iletişimlerin düzenleyeni ve göndericisi Müşteridir.

1.5. Şeffaflık. Platform; bir değerin nereden geldiğini (belge, e-posta, hat sistemi, elle giriş), ne zaman kaydedildiğini ve uygulanıp uygulanmadığını gösterir. Müşteri, kararlarını bu bilgilerle birlikte değerlendirir.

2. İşlev Bazında Otomasyon ve Sorumluluk Tablosu

Aşağıdaki tabloda "Otomatik" sütunu, işlemin kullanıcı eylemi olmadan Platform içinde yapılıp yapılmadığını; "Dışarıya etki" sütunu, işlemin tek başına üçüncü kişilere ulaşıp ulaşmadığını gösterir.

İşlev	Platform ne yapar	Otomatik	Dışarıya etki	Kullanıcı eylemi	Müşterinin kontrol yükümlülüğü
E-posta okuma ve eşleştirme	Bağlı hesaptaki operasyonla ilgili e-postaları okur, içindeki numaralardan dosyayı bulur, sınıflandırır	Evet	Hayır	Gerekmez	Yanlış dosyaya bağlanan veya bağlanamayan e-postaları düzeltmek
Cevapsız e-posta takibi	Cevap bekleyen e-posta süre eşiğini aşınca görev açar	Evet	Hayır	Gerekmez	Eşik süresini ayarlamak, görevleri takip etmek
Mailden dosya açma	Eşleşmeyen maildeki B/L, arrival notice veya booking teyidinden (ya da pre-alert metninden) yeni dosya açar; numaralardan biri mevcut bir dosyadaysa açmaz	Evet (firma kapatabilir)	Hayır	Gerekmez	Açılan dosyayı, müşteriyi ve tarafları kontrol etmek
Gecikme e-postasından ETA okuma	Yeni ETA'yı okur; kaynağı "e-posta" olarak geçmişe yazar, daha güvenilir kaynak varsa uygulamaz	Evet	Hayır	Gerekmez	Önemli ETA değişikliklerini hat/terminal kaynağından teyit etmek
Belgeden alan okuma (metin, OCR)	Konşimento, varış bildirimi gibi belgelerden numara, gemi, liman, tarih okur	Evet	Hayır	Gerekmez	İncelemeye düşen belgeleri ve çelişki uyarılarını kontrol etmek
Belgeden alan okuma (yapay zekâ)	Metin/OCR yetmezse, etkinse belgenin gerekli kısmını yapay zekâ sağlayıcısına gönderir	Evet (ayara bağlı)	Veri alt işleyene gider	Hesap ayarı	Okunan değerleri doğrulamak; istenirse özelliği kapattırmak
Takip verisi	Taşıyıcı/terminal/veri sağlayıcıdan gelen olayları kaydeder, yükün aşamasını hesaplar	Evet	Hayır	Gerekmez	Kritik olaylarda kaynak sistemi kontrol etmek
Evrak teslim talebi (Full Automation)	İthalatta konşimento aslıyla çalışılıyorsa, gümrük müşaviri ve alıcı belliyse ve varışa 3 gün veya daha az kaldıysa evrak teslim talebini açar; talep anlaşmalı kuryeye iletilir	Evet (pakete bağlı)	Evet: kurye evrakı belirtilen kişiden alır ve alıcıya teslim eder	Gerekmez	Alınacak ve teslim edilecek yeri, kişiyi ve evrak listesini kontrol etmek; gerekirse talebi iptal etmek
Uyarı ve görev üretimi	Gecikme, ETA kayması, ücretsiz süre, belge süresi, serbest bırakma, ISF/AMS eşleşmesi gibi durumlar için görev açar	Evet	Hayır	Gerekmez	Görevleri değerlendirmek, eşikleri operasyona uygun ayarlamak
Demuraj/detention tahmini	Tanımlı tarifeye göre tahmini tutar hesaplar	Evet	Hayır	Gerekmez	Tarifeyi doğru tanımlamak; nihai tutar için taşıyıcı faturasını esas almak
Durum sorusuna yanıt	Dosyaya bağlanan durum sorusuna kayıtlı bilgilerden yanıt hazırlar; 3. maddedeki frenlerden geçerse bağlı hesaptan gönderir	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Dosya kayıtlarını (ETA, serbest bırakma, taraflar) doğru ve güncel tutmak; gönderilen yanıtları izlemek
Müşterinin rutin dışı sorusuna yanıt	Dosyanın müşterisinden gelen maildeki ödeyip son ücretsiz günden önce çekme, terminal masrafı, masraf ve belge talebi sorularına dosyadaki kayıtlardan yanıt yazar (fatura durumu, son ücretsiz gün, serbest bırakma durumu); kesilmiş faturaları ve istenen belgeyi (yalnızca house B/L ve Platformun ürettiği belgeler; master B/L ve hattın arrival notice'i eklenmez) ekler; kesin tutarı bilinmeyen masrafı tahmin etmez. Şikâyet, HS kodu farkı ve rutin dışı talimatta yalnızca alındı bilgisi gönderir. Her durumda ekibe görev açar; aynı frenlerle gönderir	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Müşteri kaydındaki e-posta adreslerini, faturaları ve dosyadaki belgelerin türünü doğru tutmak; açılan görevleri ve karar gerektiren konuları (şikâyet, HS farkı, talimat) takip etmek
Eksik bilgi talebi	Mailden açılan dosyada boş kalan bilgileri (Shipper, Consignee, Notify, gemi/sefer, tarihler, konteyner ve yük bilgisi, konşimento türü, ticari fatura ve çeki listesi) belgeyi gönderen tarafa (iletilmiş mailde ilk göndericiye) tek e-postayla, dosya başına bir kez ve aynı frenlerle sorar	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Belgeden okunan ve konumdan çıkarılan tarafları kontrol etmek; soru giden adresin doğru taraf olduğunu izlemek
Proaktif bildirim	ETA değişikliği, gemi varışı ve çekilebilirlik anlarında müşteriye bildirim hazırlar ve aynı frenlerle gönderir	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Müşteri kayıtlarındaki e-posta adreslerini güncel tutmak
Gümrükçüye evrak paketi	Gümrüklemeyi müşterinin gümrükçüsü yapıyorsa, Platformun ürettiği arrival notice, ticari fatura ve çeki listesi dosyada hazır olduğunda bunları gümrükçüye tek e-postayla ve aynı frenlerle gönderir (dosya başına bir kez)	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Gümrükçü kaydındaki e-posta adresini, dosyadaki gümrükleme tercihini ve eklenen belgelerin doğruluğunu kontrol etmek
Ödeme talebi	Müşteri kaydında peşin (vadesiz) olarak işaretlenen müşteriye, varışa 7 gün kala veya gemi vardığında, dosyada kesilmiş ve ödenmemiş fatura/debit note'ları ekli ödeme talebini aynı frenlerle gönderir	Evet	Evet	Gerekmez (firma kapatabilir)	Müşterinin ödeme koşulunu ve kesilen faturaları doğru tutmak; ödeme gelince faturayı "ödendi" işaretlemek
Draft karşılaştırma	House B/L ve Master B/L draft'larını karşılaştırır; fark varsa origin acenteye düzeltme e-postası hazırlar, göndermez	Evet	Hayır	Yetkili Kullanıcı gönderir	Farkların gerçek olduğunu kontrol etmek, gerekirse metni düzeltmek
Elle e-posta gönderimi	Otomatik gönderilemeyen veya otomatik gönderimi kapalı firmada bekleyen iletiyi bağlı hesaptan gönderir	Hayır	Evet	Yetkili Kullanıcı	Göndermeden önce alıcıyı ve içeriği kontrol etmek
Belge üretimi (AN, DO, release, POD)	Firma bilgisi ve dosya kayıtlarıyla PDF/Word üretir; eksik alan ve uyarıları gösterir	Hayır	Hayır (indirilen belgeyi Müşteri iletir)	Yetkili Kullanıcı	İçeriği, özellikle teslim tarafını ve serbest bırakma durumunu doğrulamak
Masraf kalemleri ve muhasebe belgeleri	Girilen kalemlerden invoice, debit note, credit note keser, numaralar ve PDF üretir; ekstre çıkarır; tutar önermez	Hayır	Hayır (belgeyi Müşteri iletir)	Yetkili Kullanıcı	Kalemleri, tutarları, borçluyu ve vergi yükümlülüklerini doğrulamak; kesilen belge değişmez, düzeltme credit note ile yapılır
Belge kaydı	Üretilen belgeyi istenirse dosyanın belgelerine ekler	Hayır	Hayır	Yetkili Kullanıcı	—
ISF kaydı	ISF beyan bilgisini ve durumunu kaydeder; AMS eşleşmesi yoksa uyarır	Kısmen	Sağlayıcıya bağlıysa evet	Yetkili Kullanıcı	Beyanı zamanında yapmak, eşleşmeyi takip etmek
Kullanıcı yönetimi	Kullanıcı ekler, rol verir, pasifleştirir; yetki değişince oturumları kapatır	Hayır	Hayır	Yönetici	Erişimleri güncel tutmak
Entegrasyon bağlama	Müşterinin yetkisiyle e-posta hesabı vb. bağlar; erişim bilgisini şifreli saklar	Hayır	Hayır	Yönetici/Yetkili	Bağlanan hesap üzerinde yetkili olmak

3. Otomatik Gönderimin İşleyişi ve Frenler

3.1. Kapsam: Platform yalnızca (a) bir dosyaya tek anlamlı olarak bağlanan ve durum soran e-postalara yanıtı, (b) ETA'nın müşteriye son bildirilen değerden firma eşiği kadar sapması, gemi varışı (ithalat) ve yükün çekilebilir olması anlarında bildirimi, (c) gümrüklemeyi müşterinin gümrükçüsünün yaptığı ithalat dosyalarında, Platformun ürettiği arrival notice ile ticari fatura ve çeki listesi dosyada bulunduğunda bu belgeleri gümrükçüye tek bir e-postayla, (d) müşteri kaydında peşin (vadesiz) çalıştığı belirtilen müşteriye, varışa 7 gün kala veya gemi vardığında, dosyada kesilmiş ve ödenmemiş faturaları ekli ödeme talebini, (e) dosyanın müşterisinden (gönderen müşteri kaydıyla veya müşterinin kurumsal alan adıyla eşleşmeli) gelen maildeki rutin dışı soruya (ödeyip son ücretsiz günden önce çekme, terminal masrafı, masraf ve belge talebi; şikâyet, HS kodu farkı ve talimatta alındı bilgisi) yanıtı otomatik gönderir; (f) mailden açılan dosyada eksik kalan bilgileri belgeyi gönderen tarafa soran e-postayı (iletilmiş mailde ilk göndericiye, dosya başına bir kez) otomatik gönderir; bu e-postaya ek konmaz. Müşteri dışındaki göndericiye tutar, fatura veya belge gönderilmez. Freight release'i Platform kendiliğinden vermez. Origin acenteye gönderilen draft düzeltme e-postası otomatik gönderilmez; Yetkili Kullanıcının eylemiyle gönderilir. Diğer e-postalar yanıtlanmaz; cevap bekleyenler süre eşiğini aşınca görev olarak ekibe döner.

3.2. İçerik: İleti yalnızca dosyada kayıtlı bilgilerden oluşur; kayıtta olmayan bilgi metne girmez. Zayıf kaynaktan gelen ETA "tahmini" olarak yazılır. İç referans numaraları müşteriye giden metne eklenmez. İmza ve firma kimliği Müşterinin kaydından gelir.

3.3. Frenler: Aşağıdaki durumlarda ileti gönderilmez, "Yanıtlar" ekranında bekler ve Yetkili Kullanıcı tarafından gönderilebilir: otomatik gönderim firma ayarında kapalıysa; bağlı e-posta hesabı yoksa; alıcı Müşterinin kendi alan adındaysa (ekip içi yazışma); yanıtlanacak e-posta başka yoldan cevaplanmışsa; aynı alıcıya aynı dosya için son 12 saat içinde durum yanıtı gönderilmişse; ileti 2 günden daha önce hazırlanmışsa. Otomatik yanıtlayıcı, ofis dışı ve iletilemedi bildirimleri cevap beklemez sayılır ve bunlara yanıt hazırlanmaz.

3.4. Elle gönderim: Bekleyen iletileri Yetkili Kullanıcı inceleyebilir, düzenleyebilir, gönderebilir veya kendi e-posta programından gönderip "elle gönderildi" olarak işaretleyebilir. İzleyici rolündeki kullanıcılar gönderim yapamaz.

3.5. Başka yoldan yanıt: Aynı yazışmaya bağlı hesap üzerinden başka bir yanıt gönderildiği tespit edilirse bekleyen ileti kendiliğinden kapatılır; bu durum bir gönderim sayılmaz.

3.6. Gönderim hatası: E-posta sağlayıcısı gönderimi reddederse ileti "gönderilemedi" durumuna geçer ve hata metni gösterilir. Platform otomatik olarak yeniden denemez; yeniden deneme Yetkili Kullanıcının kararıdır.

3.7. Kayıt: Otomatik ve elle yapılan her gönderim, kapatma ve işaretleme; gönderen (Platform veya kullanıcı), zaman, alıcılar ve içerikle işlem kaydına yazılır. Bu kayıtlar Müşterinin yöneticileri tarafından görülebilir ve değiştirilemez.

3.8. Kapatma: Müşteri otomatik gönderimi firma ayarlarından her zaman kapatabilir. Kapatma, bir sonraki gönderim döngüsünden itibaren uygulanır; o ana kadar gönderilmiş iletileri etkilemez.

4. Olay Senaryoları ve Sorumluluk Paylaşımı

Bu bölüm, operasyonda yaşanabilecek başlıca olaylarda Platformun önleyici tedbirlerini, Müşterinin tedbirlerini ve sorumluluğun kimde olduğunu gösterir. Sorumluluğun kapsamı ve üst sınırı Hizmet Sözleşmesinin 18. maddesine tabidir.

4.1. Yanlış alıcıya veya yanlış içerikle e-posta gönderilmesi

Platformun tedbirleri: Otomatik iletiler yalnızca kayıtlı bilgiden kurulur; alıcı, gelen e-postanın göndericisi veya müşteri kaydındaki adrestir, tahmin edilmez; ekip içi alıcılara ve otomatik yanıtlayıcılara gönderilmez; aynı alıcıya kısa sürede tekrar yazılmaz; iç referanslar müşteriye giden metne eklenmez; her gönderim kayda geçer; Müşteri otomatik gönderimi kapatabilir.
Müşterinin tedbirleri: Dosya kayıtlarını (ETA, serbest bırakma, taraflar) ve müşteri e-posta adreslerini doğru ve güncel tutmak; e-posta eşleşmelerini ve gönderilen iletileri düzenli gözden geçirmek; otomatik gönderimin uygun olmadığı müşteri veya dönemlerde özelliği kapatmak; elle gönderimlerde alıcıyı ve içeriği kontrol etmek.
Sorumluluk: Otomatik iletinin içeriği, Müşterinin Platforma girdiği veya Platformun Müşteri adına kaydettiği bilgiden oluşur; bu bilginin doğruluğundan ve otomatik gönderimi açık tutma kararından Müşteri sorumludur. Elle gönderilen iletilerin içeriğinden ve alıcısından Müşteri sorumludur. Platformun bu Protokolde tanımlanan kapsam veya frenler dışında gönderim yapmasına yol açan bir yazılım hatası halinde Hizmet Sağlayıcının sorumluluğu Hizmet Sözleşmesi 18. maddeye göre değerlendirilir.

4.2. E-postanın yanlış dosyaya bağlanması

Platformun tedbirleri: Birden fazla dosyayla eşleşen bir numara eşleştirmede kullanılmaz; tek bir dosyayı gösteren numara bulunamazsa e-posta hiçbir dosyaya bağlanmaz ve görev açılır; iç referans numaraları eşleştirmede kullanılmaz; eşleşmenin hangi numarayla yapıldığı kaydedilir.
Müşterinin tedbirleri: Yanlış eşleşmeleri düzeltmek; yanlış dosyaya bağlanan bir e-postaya otomatik yanıt gittiyse ilgili müşteriye düzeltme iletmek.
Sorumluluk: Yanlış eşleşme, eşleşen dosyanın bilgisiyle otomatik yanıt gönderilmesine yol açabilir. Eşleşme bu maddedeki kurallara uygun yapılmışsa sonuçlarından Müşteri; kurallara aykırı bir yazılım hatasından kaynaklanıyorsa Hizmet Sağlayıcı Hizmet Sözleşmesi 18. madde çerçevesinde sorumludur.

4.3. Yanlış veya güncel olmayan ETA

Platformun tedbirleri: ETA kaynak önceliği (hat/terminal sistemi > elle giriş > e-posta > rezervasyon > belge) uygulanır; zayıf kaynaktan gelen değer kaydedilir ama uygulanmaz; eski bilgi yeninin üzerine yazılmaz; zayıf kaynaktan gelen ETA müşteriye giden metinde "tahmini" diye yazılır; gemi vardıktan sonra eski ETA müşteriye yazılmaz.
Müşterinin tedbirleri: Kritik kararlarda (nakliye randevusu, müşteri taahhüdü) ETA'yı kaynak sistemden teyit etmek.
Sorumluluk: ETA niteliği gereği tahminidir. Üçüncü taraf verisinin hatalı veya geç olmasından doğan zararlardan Hizmet Sağlayıcı sorumlu değildir.

4.4. Hatalı serbest bırakma (release) veya teslim talimatı

Platformun tedbirleri: Sistemde navlun/belge veya gümrük serbest bırakması kayıtlı değilse belge üretim ekranı uyarır; release belgesi bu durumda "orijinal konşimento teslim edildi" gibi bir gerekçe yazmaz; serbest bırakılmış ama teslim talimatı verilmemiş yükler için görev açılır.
Müşterinin tedbirleri: Release ve delivery order düzenlemeden önce ödeme, orijinal konşimento veya telex release, gümrük serbest bırakması ve teslim alacak tarafın yetkisini kendi kaynaklarından doğrulamak.
Sorumluluk: Release ve delivery order Müşterinin belgesidir; yükün yanlış tarafa teslim edilmesinden doğan zararlar Hizmet Sağlayıcının sorumluluğunda değildir.

4.5. Ücretsiz sürenin (son ücretsiz gün) kaçırılması

Platformun tedbirleri: Son ücretsiz gün yaklaşırken ve geçtiğinde görev açılır; serbest bırakma eksikse kritik uyarı verilir; tanımlı tarifeye göre tahmini maliyet gösterilir.
Müşterinin tedbirleri: Son ücretsiz günü ve boş iade tarihini doğru kaydetmek; uyarı eşiklerini operasyonuna uygun ayarlamak; görevleri takip etmek.
Sorumluluk: Demuraj, detention ve ardiye ücretleri Hizmet Sağlayıcının sorumluluğunda değildir.

4.6. ISF'in geç verilmesi veya AMS ile eşleşmemesi

Platformun tedbirleri: ISF belge zorunluluğu ve son tarih takibi; ISF verilmiş ancak AMS ile eşleşmemişse, gemi kalktıktan sonra uyarı ve varışa yaklaştıkça kritik görev.
Müşterinin tedbirleri: ISF'i süresinde vermek veya verdirmek; eşleşme durumunu filer/müşavir ile teyit etmek ve Platforma işlemek.
Sorumluluk: ISF ve AMS beyanları ile bunlara bağlı cezalar Müşterinin ve beyanı yapan tarafın sorumluluğundadır.

4.7. Belgeden hatalı veri okunması

Platformun tedbirleri: Konteyner numarası kontrol basamağı ve tarih biçimi denetimi; güveni düşük veya dosyayla çelişen belgenin incelemeye düşürülmesi ve görev açılması; okunan değerin var olan değerin üzerine yazılmaması.
Müşterinin tedbirleri: İncelemeye düşen belgeleri ve çelişki uyarılarını kontrol etmek; kritik alanları belgenin aslından doğrulamak.
Sorumluluk: Hatalı okunup Müşterinin incelemesinden geçmeden dosyada kalan veriye dayanan işlemlerin (otomatik iletiler dahil) sonuçlarından Müşteri sorumludur.

4.8. Entegrasyon veya Hizmet kesintisi

Platformun tedbirleri: Entegrasyon hatalarının hesap ekranında ve görevlerde gösterilmesi; takip verisi uzun süre gelmezse uyarı; bir hesabın hatasının diğer hesapları durdurmaması.
Müşterinin tedbirleri: Kesinti süresince kritik işlemleri kaynak sistemlerden takip etmek.
Sorumluluk: Üçüncü taraf kesintileri Hizmet Sağlayıcının kusuru sayılmaz; Hizmetin kendi kesintileri Hizmet Sözleşmesi 11. madde kapsamındadır.

4.9. Yetkisiz erişim

Platformun tedbirleri: Firma bazında veri ayrımı; rol bazlı yetki; parola kuralı; başarısız giriş kaydı; yetki veya parola değişince oturumların sonlandırılması; işlem kaydı.
Müşterinin tedbirleri: Ayrılan çalışanların erişimini derhal kaldırmak; parolaları ve kimlik sağlayıcı hesaplarını korumak; şüpheli durumu bildirmek.
Sorumluluk: Müşterinin kullanıcı hesaplarının ele geçirilmesinden doğan zararlar, Platform kaynaklı bir güvenlik açığından kaynaklanmadıkça Müşterinin sorumluluğundadır.

4.10. Veri kaybı

Platformun tedbirleri: Üretim ortamında düzenli yedekleme; işlem kaydı.
Müşterinin tedbirleri: Yasal saklama yükümlülüğü olan belgeleri kendi sistemlerinde de saklamak.
Sorumluluk: Hizmet Sözleşmesi 11.3 ve 18. maddeye tabidir.

5. Olay Bildirimi ve İşbirliği

5.1. Müşteri, Platformdan kaynaklandığını düşündüğü bir hata veya olayı fark ettiğinde; olayın tarihini, ilgili dosya numarasını, varsa ekran görüntüsünü ve etkisini [DESTEK E-POSTASI] adresine bildirir. Güvenlik olayları [GÜVENLİK E-POSTASI] adresine derhal bildirilir.

5.2. Hizmet Sağlayıcı, bildirimi aldığında olayı kayda alır, önem derecesini belirler ve Müşteriyi inceleme sonucundan bilgilendirir. Kritik olaylarda (tanımlı kapsam veya frenler dışında dış iletişim, veri ayrımının ihlali, güvenlik olayı) ilk geri dönüş [4] iş saati içinde yapılır.

5.3. Taraflar, zararın azaltılması için makul işbirliğini yapar. Hizmet Sağlayıcı, talep halinde olayla ilgili işlem kayıtlarını Müşteriye sunar.

6. Müşterinin Operasyonel Kontrol Listesi (Öneri)

Aşağıdaki kontroller, Platformun kullanımında önerilen asgari uygulamalardır:

Her gün açık görevleri ve kritik uyarıları gözden geçirmek.
Otomatik gönderilen iletileri ve "Yanıtlar" ekranında bekleyenleri düzenli gözden geçirmek; müşteri e-posta adreslerini güncel tutmak.
Muhasebe belgelerini kesmeden önce kalemleri ve borçluyu kontrol etmek; resmi fatura ve vergi yükümlülüklerini kendi muhasebe düzeninde yerine getirmek.
Release ve delivery order öncesi ödeme, konşimento ve gümrük durumunu kaynaktan teyit etmek.
Son ücretsiz gün ve boş iade tarihlerini dosyaya girmek.
İncelemeye düşen belgeleri aynı gün kontrol etmek.
Kullanıcı listesini ayda bir gözden geçirmek; ayrılanların erişimini kaldırmak.
Müşteri kartlarındaki e-posta ve iletişim bilgilerini güncel tutmak.
Uyarı eşiklerini (ücretsiz süre uyarısı, cevapsız e-posta süresi, aşama süreleri) operasyonun gerçek sürelerine göre ayarlamak.